Que faut-il mettre dans un tampon encrage ?

2013/02/02

tampon gravureSi vous travaillez en tant qu’auto-entrepreneur ou entreprise, il vous faut à tout prix un tampon encrage. Cet article va vous aider à connaitre les mentions obligatoires ou facultatives sur un tampon utilisé à titre professionnel.

Le tampon d’entreprise

Le contenu d’un tampon dépend entièrement de son utilisation. Si l’on s’en sert pour des documents officiels tels que les factures ou les devis, le tampon doit contenir au moins des renseignements concernant le nom de la société, la forme juridique de l’entreprise, le montant de son capital, les coordonnées du siège social, sans oublier, le RCS, le nº de Siret ainsi que le nº de la TVA intracommunautaire.

Si le cachet est à « usage externe », c’est-à-dire destiné pour un client ou un fournisseur, le tampon doit contenir ces quelques mentions obligatoires : le nom de l’entreprise, celui du service/interlocuteur, l’adresse de la rue, du nº de la boîte postale de l’enseigne, ainsi que son code postal et la ville. Le tampon doit également contenir des contacts pour joindre la société en question. Ce qui englobe le nº de téléphone, de fax sans oublier le site Internet (s’il y en a), l’adresse e-mail pour contact rapide ainsi que les horaires de disponibilité.

Si le cachet est à « usage interne », c’est-à-dire destiné pour les services de comptabilité ou de département logistique, le tampon doit fournir des informations permettant d’identifier l’acquéreur et le destinataire du document.

Quoi qu’il en soit, il faut faire en sorte que les informations soient lisibles et faciles à capter. Par contre, il faut éviter de surcharger le timbre encrage.

Le tampon réservé aux particuliers

Oui, il existe le timbre ou tampon destiné aux particuliers. Celui-ci est censé aider l’interlocuteur à identifier l’envoyeur du document ou du dossier ou encore du colis. Il doit comporter le nom/prénom/adresse de l’envoyeur et un moyen de le joindre.

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